پاورپوینت در مورد مدیریت اسناد و بایگانی
پاورپوینت در مورد مدیریت اسناد و بایگانی
فرمت فایل : ppt
قابل ویرایش
تعداد اسلایدها : 33 اسلاید
بخشی از اسلایدها :
مدیریت امور دفتری:
مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.
امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری:
دریافت،ثبت،ارجاع،پیگیری و صدور می شود و هر کدام از مراحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزئی تری برخوردار می باشد.
دبیر خانه:
دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.
نامه های اداری:
یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی:
طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافیایی
طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
طبقه بندی بر اساس تاریخ
روشهای تنظیم پرونده های اسمی:
روش الفبایی ساده
ترتیب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راهنما
روش شماره گذاری متوالی یا مسلسل
روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی
روش شماره گذاری رمز الفبایی
روش حرف و عدد
