فایل حاوی 4 عدد فایل که دو فایل ورد تک صفحه ای مربوط به رسید تنخواه و صورت هزینه کرد تنخواه و یک صفحه پی دی اف رسید و یک شیت اکسل لیست خلاصه هزینه کرد ها می باشد.

با این فرم ها تنخواه دار بی نیاز از هر فرم دیگری خواهد بود.

تنخواه ، وجه نقد نزد اشخاص است و صندوق ، وجه نزد شرکت است . روش ثبت ثابت و متغیر دارد. تنخواه گردان، بایستی در پایان هر سال مالی، تسویه کرده و موجودی نقد نزد خود را به حساب شرکت واریز کند. انتقال تعهد از یک تنخواه گردان به متصدی دیگر، ممنوع است. مبلغ پرداخت تنخواه و دوره تنخواه گردانی، باید مشخص شده و هزینه های تخصیص یافته، بایستی بر اساس قانون معاملات جزیی و با کسور قانونی بوده تا مصداق هزینه های قابل قبول مالیاتی باشد و به تایید مسئولان ذیربط باشد.

تنخواه ، مبلغی ثابت و از قبل مشخص شده بوده که به صورت نقدی یا واریز به حساب یک متصدی توزیع این مبالغ، اختصاص پیدا می کند و به تناسب پرداخت های نقدی شرکت/موسسه/سازمان، به منظور خرید یا هزینه های مشخصی پرداخت می شود. در یک بازه زمانی، بایستی تسویه شود.

در بسیاری از پروژه ها یا شرکت ها و موسسات دولتی یا خصوصی، به منظور پرداخت های جزیی که حد آن را واحد حسابداری و مدیریت مجموعه مشخص می کند، مقداری وجه مورد نیاز است که نباید برای دریافت مستمر آن توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی، روال ثبت سند و اخذ تاییدیه و صدور چک و امثالهم را به دلیل صرف هزینه و زمان، انجام داد.

تنخواه گردان کیست ؟

فردی است که تنخواه به او داده می شود و نسبت به تسویه آن، مسئول است. دارنده این وجوه، مجاز به دریافت وجه از دیگران نیست. همه  عملیات مالی تنخواه گردان در زمان واریز هزینه های انجام شده، در حساب ها ثبت می شود. او پاسخ گوی نهایی وجوه دریافتی است.

این افراد، معمولا کارپردازان یا ماموران خرید مستقر در سازمان و شرکت و پروژه ها بوده که مجاز به دریافت وجه نقد از صندق به منظور تخصیص منابع ریالی به رویداد های مالی هستند. این افراد معمولا از مستخدمین رسمی شرکت بوده و مدرک تحصیلی دیپلم داشته و صلاحیت و توانایی لازم را در تخصیص وجوه نقد به افراد واجد شرایط به منظور خرید کالا و خدمات دارند.

به دلیل این که این وجوه، جزیی و مستمر است و محل هزینه کرد هم در طول روز، نامشخص است، بنابراین به منظور کنترل و نظارت روی چنین وجوهی و هم چنین به جهت کاهش تعاملات واحدهای شرکت /موسسه با واحد حسابداری، وجهی در اختیار مسئولان واحدها یا کارمندان یا مدیران پروژه ها قرار می گیرد تا به صلاحدید خود هزینه کنند.

این مبالغ، تنخواه گردان (petty cash) است. در پایان هر ماه، بایستی ریز هزینه کرد های صورت گرفته توسط تنخواه گردان، به واحد حسابداری ارسال تا پس از بررسی ریز هزینه کرد مستند به مدارک مثبته و تایید مدیریت مالی، تنخواه تسویه شود.

هر هزینه ای که تنخواه دار، پرداخت کرده و مورد قبول واحد مالی یا مدیریت یا مدیر پروژه یا هر مسئولی که نظارت بر تخصیص منابع تنخواه گردان دارد، قرار نگیرد، در فهرست بدهکاری تنخواه دار قرار می گیرد که از بستانکاری وی کسر می شود. لذا مدیریت تنخواه ، کار دشواری و سختی کار زمان عیان می شود که شما بایستی در یک پروژه،  روزانه میلیون ها تومان به عنوان تنخواه ، هزینه کرده و لیست پرداختی ها را در آخر ماه به ترتیب تاریخ وقوع و شرح پرداخت،‌در اختیار مسئول خود قرار دهید تا ممیزی کند.

در رسید تنخواه گردان باید چه مورادی ذکر شود ؟

در رسید تنخواه گردان باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف ، نام شخص ، سازمان ، یا فروشگاهی که مبلغ به ان پرداخت شده است قید شود ، موضوع پرداخت به طور دقیق قید شود یعنی مثلا نوشته شود مبلغ فلان از فروشگاه فلان برای خرید شیرینی و میوه برای مهمانها پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول تنخواه و مقام بالاتر ان وجود داشته باشد .

به طور کلی هر فاکتور ورسیدی که شخص تنخواه گردان به عنوان سند ارائه می دهد باید رسمی و دارای ویژگی های استاندارد فاکتور باشد ، نام و شناسه اقتصادی و آدرس شرکت یا موسسه صادر کننده در ان قید شده باشد ، فاکتور تاریخ داشته باشد ، شماره سریال چاپی فاکتور مشخص و واضح باشد ، مهر شرکت و موسسه صادر کننده اخذ شده باشد ، نام ، کد اقتصادی ، شناسه ملی و آدرس خریدار در آن قید شده و مبلغ فاکتور هم به صورت عدد و هم به صورت حروف درج شده باشد ، جمع انتهایی ارقام ذکر شده درست انجام شده و فاکتور خط خوردگی و خط و خش نداشته باشد . اگر هر یک از موارد ذکر شده در بالا رعایت نشود فاکتور ارائه شده فاقد اعتبار بوده و توسط حسابداری و بازرسین مالیاتی رد می گردد .

مسئول تنخواه گردان باید کلیه اسناد و مدارک مربوط به تنخواه را در فرم مشخصی مندرج کرده و تحویل حسابداری نماید . در این فرم تک تک فاکتورها با ذکر تاریخ ، شماره ، نام فروشنده ، شرح مختصر هزینه ، مقدار و قیمت وارد میشوند و در انتها تنخواه گردان امضا کرده و در اختیار واحد حسابداری و شخص مسئول قرار می دهد .