تحقیق و مقاله با عنوان بررسی اسناد و مدارک بایگانی تهیه شده بصورت word قابل ویرایش و در 148 صفحه  این گزارش میتواند بعنوان گزارش کارورزی دانشجویانی که دوره کاراموزی خود را در واحد دبیرخانه و بایگانی سازمان و اداره ای گذرانده اند نیز مورد استفاده قرار گیرد 

فهرست مطالب

کلیات مدیریت اسناد و بایگانی.. 1

هدف و وظیفه مدیریت اسناد. 1

تعریف اصطلاحات… 3

مدیریت اسناد. 3

آرشیو ملی.. 3

اسناد جاری.. 3

مرکز اسناد راکد. 3

تنظیم اسناد. 3

کد یا علامت رمز. 3

سند (مدرک) 4

انواع سند: 5

پرونده: 9

بایگانی یا آرشیو Archive : 9

مدیریت امور دفتری: 10

دبیر خانه: 11

نامه‌های اداری: 11

انواع نامه‌های اداری از نظر وصول: 11

انواع نامه‌های اداری از نظرنوع: 11

انواع نامه‌های اداری از نظر امور دفتری : 11

انواع نامه‌ها از نظر تفکیک : 12

یادداشت اداری: 12

فرم کنترل نامه: 13

کد گذاری نامه: 13

انواع دفاتر مدیریت امور دفتری: 13

انواع فرم‌های مدیریت امور دفتری: 13

فرایند کنترل نامه‌ها: 13

روش‌های کنترل: 13

ارزشیابی اسناد : 14

انواع ارزشیابی : 14

بایگانی اسناد و مدارک: 14

اهداف بایگانی: 14

فواید بایگانی در سازمان: 14

انواع بایگانی : 15

وظایف بخش بایگانی: 16

محل مناسب بایگانی: 16

محافظ پرونده‌ها: 18

اداره امور بایگانی: 18

اصول و روش‌های بایگانی.. 19

چرخه حیات اسناد: 19

طبقه‌بندی از نظر بایگانی: 20

اصول بایگانی: 21

روش‌های تنظیم پرونده‌های بایگانی: 22

مزایای تشکیل پرونده موضوعی: 24

بایگانی راکد. 25

اطلاعات لازم برای تسجیل راکد بودن پرونده‌ها: 26

وظایف واحد دریافت: 28

وظایف واحد مراجعه و دسترسی: 28

وظایف واحد امحا: 28

انتقال سوابق غیرجاری: 29

پرونده‌های عمومی‌اداری: 30

پرونده‌های خاص و تخصصی: 30

روش‌های دریافت و نگهداری و مراجعه وامحا: 30

روش دریافت: 30

طریقه تکمیل فرم ارسال سوابق به مرکز بایگانی راکد: 31

انبار کردن و نگهداری سوابق غیرجاری: 31

قسمت مراجعه و دسترسی به سوابق: 31

روش امحا: 32

تاریخچه سند و مراکز اسناد در جهان و ایران. 33

معرفی شغل کارشناس بررسی اسناد و مدارک…. 37

نمونه وظایف ومسئولیت‌ها: 37

شرایط احراز: 38

اصول وفنون بایگانی.. 39

فنون بایگانی Filling Operations. 39

طبقه‌بندی (Indexing (classifying) The Records). 39

تنظیم (Arrangement of The Records). 39

حفظ و نگهداری (Keeping the records). 40

صفات و ویژگی‌‌های بایگانی: 41

نتیجه طبقه‌بندی (Indexing – classifying records). 42

نتیجه نظم و ترتیب… 43

نتیجه حفظ و نگهداری.. 47

اسناد و مدارک…. 50

انواع آرشیو. 51

اسناد و مدارک (Documents records). 56

«تعریف سند از نظر اداری» 57

انواع اسناد شخصی.. 59

ب – اسناد غیرمکتوب… 59

نمودار‌ها 61

الف – اسناد جاری (Current Records). 61

ب – اسناد نیمه جاری (Semi – Current – Records). 61

پ – اسناد راکد (Non – Current – Records). 61

الف – پرونده جاری (Current Files). 62

پرونده (File – Dossier). 65

شرح مشخصات اقلام مندرجات در مهر بایگانی.. 73

الف – فرم محتویات پرونده (Files Indexing Form). 74

اطلاعات فرم: 74

برگ ارجاعی.. 77

ب – فرم ارجاعی پرونده (Reference File Card). 77

پ – فرم درخواست پرونده (Out Card) و (Routing Control Form). 78

فرم «کارت» جایگزین و جانشین پرونده. 79

ث – بحث کدگذاری در اصول بایگانی (Coding). 80

انواع کد در بایگانی.. 80

شناخت واحد بایگانی: 83

1. روش ترکیبی حرف و عدد (Letter and number mixed system). 85

پرونده‌‌های موضوعی.. 85

3- روش شماره‌گذاری متوالی (Consecutively numeral system). 86

1. روش‌ شماره‌گذاری حرف اول و دوم ( and second alphabetic system). 89

5  روش شماره‌گذاری محدود : (Limited numeral system). 90

6  روش شماره‌گذاری مرکب (betical and Numeral mixed system). 93

1. روش شماره‌گذاری دهدهی (Decimal system). 95

تعریف پرونده: 100

تعریف کد یا علامت رمز: 100

تعریف طبقه‌بندی از نظر بایگانی: 100

آرشیو: 100

انواع آرشیو: 100

اسناد و مدارک…. 101

تعریف سند از نظر واژه. 101

انواع اسناد (از نظر ضبط اطلاعات(. 101

تعاریف اسناد اداری و بایگانی.. 103

انواع اسناد (از نظر ارزش‌های سند(. 103

ارزش حقوقی.. 103

ارزش تاریخی.. 103

ارزش علمی.. 103

ارزش فرهنگی.. 104

ارزش نظامی.. 104

تعریف پرونده. 104

پرونده‌های موضوعی.. 104

انواع پرونده‌های اسمی.. 105

تعریف پرونده‌های اسمی.. 105

نامه‌های وارده. 107

نامه‌های صادره. 107

به لحاظ گیرندگان. 107

درون سازمانی(داخلی): 107

برون سازمانی (خارجی): 107

یادداشت اداری.. 107

تفکیک و طبقه‌بندی نامه‌های وارده. 107

نامه‌های عادی.. 108

نامه‌های اشخاص حقیقی.. 109

نامه‌های سازمان‌ها و موسسات دولتی.. 109

نامه‌های اشخاص حقوقی.. 109

انواع دیگر نامه نامه رسمی‌: 110

نامه ی غیر رسمی: 110

گردش کار: 110

سایر مکاتبات اداری و نوشته‌ها 111

بخشنامه‌های داخلی: 112

صورتجلسه. 113

ورقه ای.. 113

انواع صورتجلسه. 114

صورتجلسه نیمه مشروح.. 115

صورتجلسه خلاصه. 115

صورتجلسه به شکل فرم. 115

روش‌های بایگانی.. 116

روش‌های تنظیم پرونده‌های اسمی.. 116

روش‌های تنظیم پرونده‌های اسمی.. 117

روش دهدهی( دسیمال): 119

روش تاریخی.. 119

انواع اسناد طبقه‌بندی شده. 120

کنترل و طبقه‌بندی اسناد. 121

مفهوم اوراق زائد : 124

دستوالعمل تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحا آن‌ها 124

حفاظت از اسناد و مدارک…. 125

قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد. 128

اتوماسیون اداری Office Automation.. 129

office automation اتوماسیون اداری.. 130

نرم افزار اتوماسیون اداری.. 131

امکانات و ویژگی های سیستم اتوماسیون اداری.. 133

معایب سیستم اتوماسیون اداری.. 135

دبیرخانه اتوماسیون اداری.. 136

مکاتبات در دبیرخانه سیستم اتوماسیون. 137

قابلیتها و امکانات اصلی دبیرخانه و بایگانی.. 137

سایر قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم.. 138

مزایای اتوماسیون اداری به صورت  غیرمستقیم.. 143

معایب اتوماسیون اداری.. 144

منابع. 146

طبقه‌بندی از نظر بایگانی:

 یکی از اساسیترین مراحل بایگانی، طبقه‌بندی اسناد می‌باشد؛ طبقه‌بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد به دسته‌هایی که حداقل میان آن‌ها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد. یک طبقه‌بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات باشد:

اطمینان: طبقه‌بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه‌بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ی طبقه‌بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.

قابلیت انعطاف: طبقه‌بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

 منطقی‌ترین نوع طبقه‌بندی مربوط به بایگانی :

1 .طبقه‌بندی بر مبنای شاخص‌هایی بر اساس نام افراد، سازمان‌ها و مناطق جفرافیایی

2 .طبقه‌بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه

3 .طبقه‌بندی بر اساس تاریخ

 

اصول بایگانی:

1. اصل آسان بودن:

 به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده‌ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد .

1. اصل قابلیت اجرا:

 براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد .

1. اصل قابلیت انعطاف:

 به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش‌بینی لازم را انجام داده باشد .

1. اصل دقت و سرعت:

 سیستم بایگانی و روش‌های مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند .

1. اصل افراد با صلاحیت:

 کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند .

1. اصل نظم اصولی و منطقی:

 در تشکیل پرونده‌ها و تنظیم مطالب آن‌ها ، بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می‌شود :

الف- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه‌های مندرج در آن

ب- رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه‌ها

ج- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه‌های اضافی

د- رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده

 روش‌های تنظیم پرونده‌های بایگانی: تعریف تنظیم در بایگانی : نحوه چیدمان و قرار دادن پرونده‌ها را در قفسه‌های بایگانی تنظیم گویند. روش‌های تنظیم با توجه به عملکرد و نیاز دستگاه متفاوت است