طرح اتوماسیون اداری مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)
موضوع:
طرح اتوماسیون اداری مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)
فهرست مندرجات
1– مقدمه……………………………………… 1
2- تعریف پروژه………………………………… 2
3- اهداف پروژه………………………………… 2
4- مراحل انجام کار…………………………….. 2
1-4- انتخاب نرمافزار……………………………… 3
2-4- تشکیل کمیته راهبری……………………………. 3
3-4- شناخت و برنامهریزی……………………………. 4
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری…………… 6
5-4- آموزش……………………………………….. 7
6-4- نصب و راهاندازی………………………………. 7
7-4-پشتیبانی……………………………………… 8
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)……………….. 9
6- پیوستها
پیوست 1- گزارش ارزیابی نرمافزارها
پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی
پیوست3- راهنمای کاربران – دبیر
پیوست4- راهنمای کاربران – مدیر
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راهاندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
- شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
- پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
- تأمین نرمافزار
- نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری
- پشتیبانی
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
- سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
- افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
- کاهش حجم بایگانی
- کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
- امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه میشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارک نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
- شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
- تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرمافزارهای کاندید
- تعیین شاخصهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
- ارزیابی نرمافزار کاندید
- نتیجهگیری و گزینش سه نرمافزار برتر
- انتخاب نهایی نرمافزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
تعداد صفحه: 155