فرمت فایل :پاورپینت   قابل ویرایش   تعداد اسلاید:48

چکیده مطالب:

تعریف گزارش

نوشته ای است که نویسنده ی آن آگاهی های لازم از فعالیتها یا بررسیهای خود را در مورد موضوع های گوناگون به اطلاع فرد یا گروهی می رساند.

در سازمانها گزراش وسیله ایست برای برقراری ارتباط بین کسی که از موضوعی آگاهی دارد و شخصی که به آن آگاهی ها برای تصمیم گیری نیازمند است

گزارش ارتباط منطقی بین قسمتهای یک سازمان است.

(سیستم اعصاب مرکزی سازمان

دریافت کنندگان گزارش

q آ – اگر فرد باشد : برحسب وظیفه اقدام به تهیه گزارش می شود . و از  لحاظ کمی وکیفی برمبنای انتظارات سرپرست خواهد بود .

q  ب- اگر مدیریت سازمان باشد : گزارش های سازمان بصورت ادواری از  طرف افراد مسئول یا واحدهادرطول هفته، ماه و سال تنظیم وارسال میگردد

q  پ- در صورتی که خارج از سازمان باشد :

  1- طرحها و برنامه ها بصورت گزارش جهت ارائه فعالیتها و یا اظهار نظر به  سازمان ذیربط ارسال شود .

  2- سازمانهای مسئول ، فعالیت و پیشرفت کار و نتیجه عملکرد سازمان  وابسته خود را با سیاست ها و خط مشی ها هماهنگ سازند .  

انواع گزارش از لحاظ نوع عبارتند از :

-أگزارش ساده اطلاعاتی : جنبه اطلاعاتی دارد، بصورت یک نامه انشایی تهیه می گردد،ابتدا موضوع مورد بحث بصورت مسئله بیان می شود. آنگاه حقایق پیرامون آن توجیه گردد و سرانجام اگر پیشنهادی مورد نظر است ذکر شود .

-بگزارش نیمه مبسوط  : مجموعه  اطلاعات ذهنی فرد جوابگو نیست و لازم است از منابع دیگر اطلاعاتی بدست آورد تا به موضوع گزارش اهمیت داده شود و حقایق پیرامون آنرا عنوان کرده و نتیجه حاصل را که با موضوع و هدف ارتباط دارد جمع بندی و در نهایت پیشنهاد لازم مطرح گردد .

 گزارش تحلیلی : گزارشگر باید تجربه و اطلاعات قبلی را همراه تحقیق از منابع مختلف تلفیق نماید به ترتیبی که اطلاعات بدست آمده باید با یک دید تحلیلی بررسی گردد

موضوع گزارش باید به چه نحو تعیین گردد

 آ –گزارش دستوری : رئیس یا مقام مسئول بر اساس نیازی که دارد ، کارشناس یا کارمند را مکلف می سازد گزارش را پیرامون مسئله تهیه کند.

 ب-گزارش وظیفه ای : کارشناس یا کارمند بر اساس وظایف محوله و عرف اداری ، به تهیه گزارش های روزانه ، هفتگی  ، ماهانه یا سالانه در مورد مسائل جاری سازمان اقدام کند

مراحل تنظیم دستورالعمل

 1- مشخص نمودن هدف

   2- مشخص نمودن مستندات

   3- تعیین وامنه شمول

   4- تعیین اولویت ها در تنظیم مراحل کار

   5- تعیین سر فصلها

   6- کسب اطلاعات لازم در زمینه مراحل کار

   7- تدوین و تنظیم

نحوه تنظیم گزارش

ساختار هر گزارش بر سه اصل زیر قرار دارد

2- خواننده ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا  نپذیرد

 3- نکات و نظریات عمده باید مورد تاکید قرار گیرد                          

موضوع , مقدمه , متن و پایان

مسئله پاراگراف

هر گزارش دارای سه جزء است :

 •   مقدمه

•    متن

•   نتیجه

•  پاراگراف‌بندی در گزارش وسیله و تکنیکی است که به خواننده گزارش یاری می‌دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یکدیگر تمیز دهد.

• تعریف بند یا پاراگراف

•بند یا پاراگراف عبارتند از جمله یا جمله‌هایی که فکر واحدی را بیان کند.

  در هر بند تنها می‌توان یک ایده را گنجانید.

•   پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است  که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد

مشکلات گزارش های شفاهی

Øنبودن وسایل مورد نیاز .                     

نبودن فرصت کافی برای دعوت افراد ذیربط .        

استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده .  

     Øفراهم نبودن امکانات ثبت در پاره ای از موارد. 

Øمحدودیت زمان برای ارائه مطالب.    

    حدودیت امکانات انتشار برای عموم .

Øضعف بیان  و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع

Øعدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع و استانداردها.

Øقابل استناد نبودن  (مگر اینکه ضبط شود)  .