دفتر اَندیکاتور یا نامه نما چیست؟

در اداره ها دفتری که خلاصه نامه های فرستاده و رسیده را در آن ثبت کنند دفتر اَندیکاتور یا نامه نما می گویند. این کار جهت سهولت در شناسائی و تفکیک بهتر مراسلات انجام می شود.

پس از دریافت نامه از سوی اداره، پس از تعیین محل اقدام (ارجاع نامه) نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتورنویس) تحویل داده می شود. مسئول ثبت نامه ها تاریخ و شماره و خلاصه نامه های وارده یا صادره را در ستون های مشخصی ثبت می کند و شماره ترتیب دفتر توسط او به روی نامه ها زده می شود. دفتر اندیکاتور ساده معمولاً شامل ۵ ستون می شود که به ترتیب مربوط به درج تاریخ ثبت، فرستنده نامه، شرح نامه، شماره نامه واصله ثبت، و شماره ردیف در نامه واصله است.

در طول سال های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی هیئتی فرانسوی و بلژیکی طرحی برای اصلاح نظام بایگانی ایران ارائه دادند و آن را به اجرا گذاشتند. بر طبق آن ادارات موظف شدند که دفاتر اندکس و نامه نما داشته باشند. این روش هنوز هم ادامه دارد.

دفتر نامه نما دارای صفحاتی بسته به نیاز سازمان است

نرم افزار دفتر اندیکاتور محتوا گستر چیست؟

امروزه در اکثر شرکت ها و سازمان ها نیاز به وجود یک سیستم مکانیزه جهت ثبت و نگهداری اطلاعات نامه ها و مکاتبات، ثبت روند گردش، پیگیری و بایگانی آنها مشاهده می شود.

شاید دست‌رسی آسان و سریع به مکاتبات و مرسولات اداری، مهم‌ترین دغدغه‌ی مدیران و کارمندان سازمان‌ها باشد. پی‌گیری سریع‌تر نامه‌ها، دست‌رسی آسان تر به پیوست ها و نامه‌های مرتبط، هدیه استفاده از نرم افزار نرم افزار دفتر اندیکاتور محتوا گستر است.

دفتر اندیکاتور، نرم افزاری جامع برای مدیریت دبیرخانه ادارات، شرکت ها و سازمانهای مختلف می باشد. کنار گذاشتن روشهای سنتی و استفاده از این نرم افزار موجب سرعت بخشیدن به امور دبیرخانه شده و به دلیل دقت و امنیت بالا از اتلاف وقت و هزینه جابجایی و نگهداری، جلوگیری می نماید.

از اهداف این نرم افزار، آسان سازی و سیستماتیک کردن دبیرخانه و گردش مکاتبات اداری به زبان ساده را می توان نام برد.

ویژگی های نرم افزار دفتر اندیکاتور محتوا گستر:

1. امکان جستجوی پیشرفته
2. امکان جستجوی سریع نامه ها
3. امکان ثبت شماره اتوماسیون اداری نامه ها
4. امکان ثبت ارسال و ارجاع نامه ها و فایل ها
5. امکان ثبت اطلاعات نامه‌ها، به همراه دسترسی سریع به اطلاعات ثبت شده
6. امکان سفارشی سازی سطر ها و ستون ها
7. ایجاد خودکار فایل پشتیبان جهت جلوگیری از پاک شدن تصادفی اطلاعات
8. امکان ثبت نامحدود و سریع نامه‌ها
9. امکان ثبت نامه‌های وارده، صادره و داخلی
10. امکان جستجوی نامه‌ها به تفکیک دسته‌بندی، تاریخ و متن دلخواه
11. امکان ثبت پیوست نامه‌ها به ساده ترین روش
12. امکان ثبت نامه‌های مرتبط
13. امکان تعریف طرف مکاتبه، موضوع و شرح نامه
14. امکان تعریف اشخاص و سازمان‌های مورد مکاتبه و موضوعات جهت مراجعات بعدی
15. امکان ثبت طبقه بندی نامه (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و…)
16. امکان ثبت اولویت نامه (عادی، فوری و آنی)
17. امکان ثبت نوع سند (اصل، نمابر و…)، اقدام کننده و امضا کننده
18. امکان فیلتر کردن گزارشات در بازه‌ی زمانی مورد نظر
19. امکان پشتیبان‌گیری خودکار در هنگام خروج از برنامه
20. امکان بازگردانی ساده‌ی اطلاعات حتی در صورت باز نشدن برنامه
21. امکان دسترسی سریع به اطلاعات نامه های ثبت شده
22. امکان ثبت و شماره اندیکاتور نامه ها
23. امکان ویرایش و حذف نامه ها
24. امکان حذف قطعی اطلاعات
25. امکان ثبت احکام ماموریت
26. امکان ثبت حکم تردد خودرو
27. امکان ثبت صورتجلسات
28. امکان ثبت احکام مسئولیت
29. امکان درج آرم (لوگو) شرکت یا سازمان شما
30. امکان ثبت رمز ورود
31. امکان استفاده همزمان از دو رمز عبور جهت بالا بردن امنیت
32. کاربری ساده و محیط جذاب نرم‌افزار
33. دارای تقویم
34. سرعت و امنیت بالا

موارد استفاده دفتر اندیکاتور:

با توجه به انعطاف پذیر بودن دفتر اندیکاتور به همراه گزارشات آن، از این برنامه می توان برای اندیکاتور و گردش اداری در هر صنفی و شغلی استفاده کرد.

برای مثال این نرم افزار برای مشاغل زیر قابل استفاده خواهد بود:

اداره ها و سازمان ها

شرکت ها و کارخانه ها

مدارس ، مراکز آموزشی و دانشگاهی

بایگانی دفتر وکالت

استفاده های شخصی

و ….

با توجه به سابقه اینجانب در انجام امورات اداری و کارگزینی از جمله پرداخت حقوق، پرداخت حق بیمه کارکنان، پرداخت مالیات، انجام امورات مرخصی ، گزارش نویسی و … پذیرای انجام امورات شما در این زمینه به صورت دور کاری می باشم.

در صورت وجود هرگونه ابهام یا سوال یا مشاهده نقصی در برنامه دریافتی می توانید از طریق زیر و یا از طریق لینک صفحه “تماس با ما” از ساعت 16 تا 20 تماس حاصل فرمایید.